As pastas do Outlook são na verdade arquivos no seu computador, que guardam as mensagens de e-mail compactadas... Se você precisar reinstalar o Windows ou quiser transferir suas mensagens para outros computadores... É só copiar o arquivo referente à pasta do Outlook e colar no outro lugar, desde que sejam as mesmas versões do Outlook (de preferência!).

Vale para Outlook Express e Outlook propriamente dito (o Express vem com o Internet Explorer, e o "completo" vem com diversas distribuições do Microsoft Office, ele possui mais recursos).

Mas esses arquivos ficam num caminho um tanto complicado... E muita gente nem sabe como chegar lá. Depende da versão de Windows, do Outlook e do nome de usuário no computador, além do nome da identidade do Outlook, as mensagens estarão num local diferente.

Faça isso:

Abra o Outlook, clique com o botão direito na pasta que você quer saber onde fica, escolha “Propriedades”. (A lista de pastas geralmente fica à esquerda, acima dos contatos). Na tela de propriedades da pasta, será mostrado o caminho completo (path) do arquivo, por exemplo:

C: \ Documents and Settings \ Marquinhos \ Configurações locais \ Dados de aplicativos \ Identities \ {CA7BB863-A2FF-47F7-9A89-E4B9FDF777D4} \ Microsoft \ Outlook Express \ Caixa de entrada.dbx

 Pois bem... Copie esse arquivo, cole-o na barra de endereços do Windows (pode ser do “Meu Computador”, de qualquer janela de pasta ou do Internet Explorer, ou ainda no “Iniciar > Executar”). Antes de dar "enter", apague o nome do arquivo, deixando apenas a pasta. O nome do arquivo é tudo que estiver depois da última barra "\". Ficaria, no caso acima:

 C: \ Documents and Settings \ Marquinhos \ Configurações locais \ Dados de aplicativos \ Identities \ {CA7BB863-A2FF-47F7-9A89-E4B9FDF777D4} \ Microsoft \ Outlook Express \ 

Dê “enter”. Pronto, você foi para a pasta... Agora copie o arquivo "Caixa de entrada.dbx" (ou os outros, correspondentes às outras pastas do Outlook) para um CD, disquete ou pen-drive... Ou onde você preferir, dependendo do tamanho desse arquivo.

Para restaurá-los no outro computador, você poderia copiá-los para a pasta correspondente... Localizando ela da forma descrita (para encontrar o caminho) no outro computador, e então colando os arquivos lá. Mas se fizer isso, eles serão substituídos, e se houverem mensagens na nova caixa de entrada, elas serão perdidas, ficarão apenas as do seu backup.

Um meio mais seguro de importar as mensagens dos arquivos “.dbx”, se você já tiver mensagens na pasta de destino, é ir no menu “Arquivo > Importar > Mensagens”, do Outlook Express. Surgirá um assistente, indique então a versão do Outlook que você usava (provavelmente o 5 ou 6, se for o 5 escolha o 6). Veja:

Ao clicar em “Avançar”, selecione “Importar email de uma pasta de armazenamento...” e dê OK:

Feito isso ele pedirá a pasta, localize no CD ou onde estiver a pasta que contém os arquivos “.dbx” que você copiou. A conclusão dispensa comentários, é simples.

Outro modo de saber o local das suas pastas do Outlook Express: siga o caminho: menu “Ferramentas > Opções > guia Manutenção > botão Pasta de armazenamento” e então copie o endereço da pasta, e cole na barra de endereços... (ou no “Iniciar > Executar”). Agora não exclua o nome do arquivo, afinal por esse meio você obtém diretamente o caminho da pasta!

Se seu objetivo é salvar apenas algumas mensagens, em menor número, faça isso: Abra o Outlook e uma pasta qualquer no seu computador, onde você quer que as mensagens fiquem (por exemplo, crie uma pasta na área de trabalho e abra-a). Deixe as janelas não maximizadas, de modo que a do Outlook fique na frente, e a da pasta fique atrás, mas com uma área visível na tela. Então... Selecione no Outlook as mensagens que você quiser quer, e arraste-as para a pasta! Elas permanecerão no Outlook. Depois, se você quiser, poderá arrastá-las novamente para dentro do Outlook, em outro (ou no mesmo) computador.

Dica: para selecionar várias mensagens não consecutivas no Outlook, fique segurando CTRL enquanto clica em cada uma delas. Para selecionar mensagens consecutivas, clique na primeira, segure SHIFT e clique na última. Todas do intervalo serão selecionadas. E dê CTRL+A pra selecionar tudo de uma vez!

É isso.